Zarządzanie firmą bez względu na jej wielkość oraz obszar działalności, to zadanie, które wymaga konkretnych narzędzi i zasobów, które wspomogą procesy decyzyjne w Twoim przedsiębiorstwie oraz zoptymalizują organizację pracy. Sprawdź, jak może Ci pomóc program do księgowania enova365 wspierając Cię w codziennych procesach biznesowych.
Moduł Workflow, jako system do zautomatyzowanego przepływu pracy
Program enova365 posiada integralną część, jakim jest moduł Workflow. Dzięki niemu możesz w łatwy i intuicyjny sposób przypisywać zadania do konkretnych użytkowników oraz zaplanować pozostałe działania w Twojej firmie. Aplikacja umożliwia opcję automatycznego zarządzania systemem obiegu dokumentów, co znacznie usprawni Twoją pracę oraz zwiększy jej efektywność. Możliwość wprowadzenia alertów w postaci powiadomień mailowych jest narzędziem, które pomoże Ci usystematyzować listę zadań oraz wyznaczać priorytety. To Ty decydujesz, jakie warunki muszą być spełnione, aby zadnie zostało uznane za zakończone. Dzięki kreowaniu listy oraz swobodnej jej edycji wraz z dopisywaniem do niej poszczególnych etapów zadań, zyskujesz kontrole nad tym, co zostało już zrealizowane, a co wymaga dodatkowych działań. Moduł bardzo ułatwia planowanie oraz organizację pracy, a Twój zaoszczędzony czas oraz zasoby możesz od tej pory przeznaczyć na priorytetowe działania w Twojej firmie.
DMS, czyli prosta i usystematyzowana ewidencja dokumentów w firmie
Moduł enova365 posiada również bardzo pomocne narzędzie, jakim jest Document Managment System (DMS), czyli system ułatwiający zarządzanie dokumentacją firmową. Przepływ informacji oraz uporządkowanie dokumentów związanych z działalnością Twojej firmy jest niezwykle istotny, ponieważ dokumentacja merytoryczna stanowi zazwyczaj najważniejsze źródło danych oraz są podstawą do prawidłowego funkcjonowania biznesu. W obszarze Workflow masz możliwość szybkiego oraz intuicyjnego ewidencjonowania dokumentów księgowych, kadrowych i innych. Dzięki temu modułowi możesz gromadzić dokumenty w jednym miejscu oraz swobodnie je udostępniać. Elektroniczny obieg dokumentów, możliwy dzięki enova365 usprawni Twoją pracę oraz sprawi, że wszystkie najważniejsze informacje będą dla Ciebie na wyciągnięcie ręki. System DMS spełnia funkcję elektronicznego archiwum, w którym możesz przechowywać, porządkować oraz archiwizować wszystkie interesujące Cię dane. Dodatkowo, system posiada usprawnienia polegające na możliwości swobodnego importu oraz exportu danych z systemów zewnętrznych, co znacznie skraca czas ewentualnego odtwarzania, bądź szukania ważnych dla Ciebie informacji. Dzięki temu nie musisz tracić czasu na poszukiwanie starego dokumentu, tylko zyskujesz do niego dostęp w każdym momencie. DMS udostępnia także funkcje OCR, czyli mechanizmu, który rozpoznaje znaki i teksty, co znacznie ułatwia importowanie danych z plików JPG lub PDF.
Gromadzenie oraz praca na dokumentach finansowych, kadrowych oraz pracowniczych, to obszar zadań, który musi być odpowiednio zarządzany w Twojej firmie. Przechowywanie dokumentacji oraz jej udostępnianie powinno odbywać się w sposób zautomatyzowany oraz sprawny, ponieważ dzięki temu automatyzujesz procesy decyzyjne w Twojej firmie.
Po co wprowadzać elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie jest obecnie jednym z najczęściej wybieranych rozwiązań dotyczących elektronicznego przepływu informacji, bez względu na profil oraz wielkość prowadzonego przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy decydują się na takie narzędzia w swojej firmie, ponieważ zauważają znaczną poprawę wydajności oraz możliwość uniknięcia błędu. Ponad to, część z nich uważa takie usprawnienia za naturalny krok do przeobrażania swojej firmy w nowoczesne i dobrze zarządzane przedsiębiorstwo.
Jak wprowadzić elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie?
Do wdrożenia systemu w przedsiębiorstwie potrzebne jest odpowiednie zaplecze informatyczne oraz systemowe. Dzięki enova365 oraz jej obszaru Workflow i DMS masz możliwość wprowadzenia takiego usprawnienia od zaraz. Moduł zagwarantuje Tobie wszystko, co jest potrzebne do zarządzania dokumentacją firmową oraz jej właściwą archiwizację. Za pomocą DMS możesz indywidualnie zarządzać dostępem do plików oraz przypisywać uprawnienia do konkretnej dokumentacji Twoim pracownikom. Dzięki temu, nie musisz rozdzielać dokumentacji finansowej z pracowniczą lub księgową. Wszystkie najważniejsze informacje masz w jednym miejscu, a dostęp do nich jest dla Ciebie nieograniczony. Elektroniczny obieg dokumentów jest również zabezpieczeniem w przypadku zniszczenia danych lub zagubienia dokumentu w formie papierowej.
Wdrożenie systemu DMS enova365 w Twojej firmie zagwarantuje Ci bezpieczeństwo danych oraz ich właściwe przechowywanie i udostępnianie. Nie ma znaczenia, jaki profil działalności prowadzisz oraz jak dużą firmą zarządzasz. System sprawdzi się dla każdego przedsiębiorcy, który chce zautomatyzować oraz usprawnić obieg dokumentów w firmie, a także będzie doskonałym narzędziem ułatwiającym codzienną pracę Twoich podwładnych. Wydajność oraz funkcjonalność systemu DMS możesz dostosować do swoich indywidualnych wymagań oraz charakterystyki biznesu. Partner enova365 przeanalizuje potrzeby Twojej firmy i oceni, jakie funkcje oraz narzędzia najskuteczniej usprawnią zarządzanie dokumentami w Twoim przedsiębiorstwie.
Największe zalety modułu Workflow z systemem DMS enova365:
- Zwiększenie wydajności oraz poprawa organizacji pracy – system wykona za Ciebie obowiązki związane z porządkowaniem oraz archiwizowaniem najważniejszych informacji w Twojej firmie.
- Optymalizacja procesów biznesowych w obszarze elektronicznego obiegu dokumentów – udostępnianie oraz nadawanie uprawień dla Twoich pracowników w celu pracy nad konkretnym dokumentem umożliwi Ci zoptymalizowanie procesów biznesowych.
- Przyśpieszenie pracy oraz sprawna wymiana informacji – moduł umożliwi Ci szybką integrację danych oraz udostępnianie ich między pracownikami oraz kontrahentami.
- Zdalny dostęp do dokumentów – dzięki Workflow masz dostęp do dokumentów z poziomu każdego urządzenia mobilnego w dowolnym czasie i miejscu.
Planowanie haromonogramu działań
System workflow umożliwia również obszar wspomagający tworzenie harmonogramów. Dzięki temu masz możliwość tworzenia indywidualnego, dobranego do Twoich potrzeb planu zadań dla swoich pracowników.
Narzędzie Harmonogram Zadań ułatwi Ci również egzekwowanie należności od Twoich dłużników. System automatycznie sprawdza bazę faktur oraz wskazuje te, których termin płatności upłynął. Informację o tym dostajesz za pośrednictwem wiadomości e-mail. Dzięki temu masz kontrole nad płynnością finansową w Twojej firmie. Dodatkowo, opcja Harmonogramu wyposażona jest w funkcję elektronicznego kantora, dzięki któremu uzyskasz informację na temat aktualnych kursów walut podawanych przez NBP. Program do harmonogramu umożliwi Ci również wygenerowanie specyfikację projektu wraz z fakturą, którą będziesz mógł bezpośrednio przesłać przez system do klienta.
Delegowanie zadań i funkcja zastępstwa
Moduł Workflow umożliwia funkcję wyznaczania oraz delegowania zadań do konkretnych osób. Dzięki temu, w okresie urlopowym możesz efektywnie zaplanować pracę oraz przenieś zadania, które mają zostać wykonane w ramach zastępstwa. Oznaczenie konkretnej osoby oraz przypisanie jej określonego zadania może odbywać się automatyczne. System bowiem samoistnie przesyła wybrane dokumenty do właściwego odbiorcy, zgodnie z określoną przez Ciebie strukturą firmy.
Wdrożenie modułu Workflow w enova365 pozwoli Ci na:
- Bieżące śledzenie oraz monitoring postępów realizacji określonych zadań.
- Przypisanie konkretnych zadań do wybranej osoby.
- Łatwą organizację pracy oraz delegowanie zadań, również w formie zastępstwa.
- Właściwy i w pełni zoptymalizowany proces elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie.
Jeśli zastanawiasz się nad wprowadzeniem usprawnień oraz procesów związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów skontaktuj się z partnerem enova365 Bydgoszcz, a nasi specjaliści pomogą Ci w przeanalizowaniu Twoich potrzeb oraz wymagań w celu wybrania dla Ciebie najbardziej funkcjonalnego oraz skutecznego rozwiązania.
